Por: Sabrina Silveira Souza KontyMax Contabilidade

Como administrar seu tempo e ter maior produtividade no home office

Produtividade é uma palavra que está em alta durante a pandemia. Com a necessidade do distanciamento social e a adoção do home office, algumas pessoas se sentiram mais produtivas, enquanto outras, menos.

Cada pessoa tem um ritmo de trabalho, uma rotina e isso pode influenciar positivamente ou negativamente na hora de administrar a quantidade de trabalho e as horas do dia. Para muitos, o desafio é saber como fazer mais coisas em menos tempo. Abaixo algumas estratégias que podem ajudar a administrar o tempo de forma mais eficaz para ter uma melhor qualidade de vida.

1- Muito importante alinhar o trabalho com seu cronotipo, cada pessoa tem um ciclo natural de sono-vigília que tem duração de 24 horas, ou seja cada um tem seu próprio cronotipo, e é importante determinar quais são seus momentos de maior e menor energia ao longo do ciclo.

A maioria das pessoas se encontra, no entanto, em algum ponto intermediário. Normalmente, sentem um pico de energia antes do meio-dia, uma queda depois do almoço e um segundo estímulo no fim da tarde.

Aqui, o fundamental é que você organize o seu dia levando em conta seu relógio biológico, de forma que as atividades que exigem maior concentração ou que são mais relevantes sejam realizadas nos momentos em que sua energia está em alta e que você deixe as atividades mais rotineiras (como responder e-mails, por exemplo) para quando sua energia cai.

2 - Planejar a sua jornada de trabalho no fim do dia, pra o dia posterior é bem interessante, pois um dia produtivo não acontece por acaso. Requer planejamento. Se escrevermos o que queremos fazer, quando e onde, é muito mais provável que os objetivos sejam alcançados.

Uma maneira eficaz de fazer isso é anotar suas três prioridades para o dia seguinte, ou seja, aquelas coisas que você não pode deixar de fazer. O próximo passo é completar a lista de tudo que tem pela frente, de preferência hora a hora.

Também é conveniente acrescentar no final pequenas tarefas que podem ser feitas entre reuniões ou em qualquer intervalo. No fim das contas, o que mais ajuda é um planejamento cuidadoso.

3 - Desenvolver rituais é bem interessante, e está relacionado a onde e quando trabalhar de acordo com o tipo de tarefa. Ao fazer isso de forma consistente, seu cérebro irá associar esses sinais físicos e temporais a essas tarefas.

Por que o tempo e o espaço são importantes? Basicamente porque nos ajudam a mudar a "chave" mental. Por exemplo, há pessoas que, quando precisam resolver problemas complexos ou desafios criativos, usam certos trajetos para caminhar e pensar.

Outros preferem dividir as tarefas entre um espaço do escritório e outro, o que ajuda a quebrar a monotonia e também influencia a atitude com que abordamos determinados desafios.

E se você trabalha de casa, isso ajuda a definir o que fazer em que cômodo. Ou dividir o espaço entre manhã e tarde. O importante é criar rituais fazendo o mesmo tipo de atividade no mesmo lugar ou à mesma hora.

4 - Evitar bloquear sua agenda em 100%, um dia completamente bloqueado na agenda pode dar uma falsa sensação de produtividade. Você não terá tempo para resolver imprevistos, momentos de criatividade ou contato social com membros de sua equipe.

Se sua agenda parece estar sempre cheia, programe deliberadamente um tempo para não fazer nada.

Você pode usar esse tempo para tarefas inesperadas que surgem ao longo do dia ou para fazer uma pequena pausa que pode ajudá-lo a arejar a cabeça e seguir em frente com mais energia.